Tác giả/Nhóm tác giả: Đỗ Phi Long

Lĩnh vực: Công trình nghiên cứu trong lĩnh vực khoa học giáo dục

Tên đơn vị: Bình Thuận

Link công trình: https://drive.google.com/drive/folders/1quSm_ixVk5NJNaFxoT4n2sft_72slp_A

Giới thiệu về công trình:

PHẦN I. MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Khi hoàn tất một công việc, chẳng hạn như bản báo cáo, cơ sở dữ liệu, bài thuyết trình, công văn… người dùng thường xuyên sử dụng các thiết bị lưu trữ để lưu trữ những dữ liệu này.
Chính vì vậy việc tạo ra một chương trình để lưu trữ những công văn, văn bản… là cần thiết để lưu trữ, sắp xếp cho phù hợp, dễ dàng quản lí, truy xuất là điều rất cần thiết.
Xuất phát từ thực tiễn và ý tưởng muốn tạo ra một chương trình giúp việc sắp xếp, quản lí những công văn, văn bản một cách tối ưu và hiệu quả, em đã chọn và tạo ra phần mềm: “Chương trình quản lý công văn”.
Là những học sinh phổ thông đang ngồi trên ghế nhà trường, em mong muốn được góp phần nhỏ bé của mình vào việc tạo ra sản phẩm hữu ích, tiện dụng cho các công việc hằng ngày.

2. Ý tưởng nghiên cứu
Sản phẩm nghiên cứu là chương trình quản lý công văn bằng cách tạo ra phần mềm lưu trữ công văn, văn bản….
Ưu điểm của chương trình là có thể dùng với mọi đối tượng người dùng, lưu trữ được lượng thông tin lớn với giao diện thân thuộc, dễ sử dụng và với độ ổn đỉnh cao.
Giúp việc sắp xếp quản lý lượng lớn tài liệu, thông tin, công văn,… một các dễ dàng và hiệu quả.

3. Phương pháp nghiên cứu
3.1. Phương pháp luận
Dựa trên cơ sở lý thuyết về lập trình, cơ sở dữ liệu, lập trình giao diện người dùng. Đồng thời dựa trên cấu tạo, tính năng của máy tính và hoạt động của chương trình.

3.2. Phương pháp so sánh
Tiến hành so sánh giữa các cách lưu trữ, quản lí dữ liệu, công văn, văn bản truyền thống và hiện đại để lên ý tưởng cho chương trình.

3.3. Phương pháp thực nghiệm
Dựa trên những yếu điểm của các cách lưu trữ, quản lí công văn, dữ liệu tuyền thống để thiết kế, lập trình tạo ra chương trình hữu ích, tiện dụng.
Lập trình, hoàn thành và sử dụng để đánh giá chương trình.

4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
4.1. Mục tiêu
Tạo ra chương trình giúp quản lý các văn bản, công văn một cách khoa học, có hiệu quả, tiện lợi, dễ sử dụng.

4.2. Nhiệm vụ
Tìm hiểu, thiết kế chương trình thông qua trang Web trên Internet, giáo viên hướng dẫn cùng sự tư vấn của các thầy cô giáo bộ môn Tin học đang giảng dạy tại Trường THPT Hùng Vương.
Viết chương trình và hoàn thành sản phẩm.

5. Kế hoạch nghiên cứu
5.1. Giai đoạn 1: Khảo sát thực tế
Thời gian: Từ ngày 10/12/2020 đến ngày 08/1/2021.
Nhiệm vụ:
– Đi đến văn phòng trường, xem xét cách thức lưu trữ dữ liệu, văn bản, công văn.
– Rút ra nhận xét và tìm ra những điểm cần sử chữa, cải tiến để thuận tiện hơn cho việc quản lí.
– Thu thập các thông tin của một văn bản, công văn.

5.2. Giai đoạn 2: Lên ý tưởng và tạo chương trình
Thời gian: Từ ngày 09/01/2021 đến ngày 01/03/2021.
Nhiệm vụ:
– Lên ý tưởng cho các chức năng của chương trình sao cho thuận tiện hơn trong việc quản lý văn bản, công văn.
– Lên bố cục, thiết kế giao diện chương trình.
– Lập trình để hoạt động chương trình.
– Kiểm tra và sửa chữa những lỗi gặp phải.
– Trang trí chương trình và hoàn thiện chương trình.

PHẦN II. NỘI DUNG

1. Chương trình quản lí văn thư
1.1. Chương trình quản lý văn thư là gì?
Quản lý văn bản được hiểu là việc doanh nghiệp, tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đi và văn bản đến của doanh nghiệp, cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Việc quản lý văn bản truyền thống có thể gặp nhiều khó khăn so phải quản lý một lượng lớn hồ sơ, văn bản được lưu trữ tăng lên theo từng ngày gây tốn chi phí và thời gian tìm kiếm.
Phần mềm quản lý văn bản là xu hướng mới của kỷ nguyên số 4.0, khi mà việc áp dụng các công nghệ, phần mềm hỗ trợ cho công việc trở nên phổ biến và được khuyến khích. Phần mềm quản lý văn bản là được xem là giải pháp toàn diện dành cơ mọi cơ quan, doanh nghiệp, giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, hiệu quả làm việc và dễ dàng tìm kiếm hơn so với trước.

1.2. Tính năng của chương trình quản lý công văn?
– Tính năng thu nhận, lưu trữ thông tin tài liệu: Thu nhận và phân loại thông tin tài liệu là khâu quan trọng trong quá trình quản lý tài liệu giúp quá trình quản lý và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng.
– Truy xuất, tìm kiếm dữ liệu, công văn nhanh, chính xác, với độ ổn định cao.
– Có thể lưu trữ, quản lí số lượng lớn công văn, dữ liệu.
– Dễ dàng tương tác với chương trình.

2. Công nghệ ứng dụng tạo ra chương trình
Chương trình được viết bằng ngôn ngữ lập trình C# và được viết trong Visual Studio.

3 . Quy trình thiết kế và hoàn thành chương trình
– Lên bố cục, thiết kế giao diện chương trình.
– Lập trình để hoạt động chương trình.
– Kiểm tra và sửa chữa những lỗi gặp phải.
– Trang trí và hoàn thành chương trình.

4. Hướng dẫn sử dụng sản phẩm
– Mở giao diện chương trình.

Hình 1. Giao diện chương trình.

– Click chuột phải vào mục danh mục bên khung danh mục công văn bên phải giao diện, chọn thêm mục con để thêm mục mới.

Hình 2. Giao diện thêm mới

– Sau khi chọn thêm mục con, chương trình sẽ hiển thị giao diện thêm mới. Ở giao diện này, ta chọn phần tên mục để đặt tên cho mục, sau đó chọn lưu.
– Tiếp theo, ta click chuột phải vào mục ta vừa thêm. Chọn sửa tên hoặc xóa mục nếu bạn muốn đổi lại tên hoặc bỏ mục đó đi. Chọn thêm mục con để thêm mục quản lí hoặc lưu trữ công văn, văn bản,… Ở giao diện này, bạn thực hiện thao tác như giao diện thêm mới.
– Sau khi tạo mục con của thư mục, ta tiến hành lưu trữ công văn, dữ liệu bằng cách click chuột phải vào thư mục muốn lưu, chọn thêm văn bản hoặc click vào dấu cộng màu xanh bên phải màn hình để thêm văn bản. Ở giao diện thêm văn bản, chọn chỉnh sửa ngày phát hành và ngày đến theo văn bản, công văn. Chọn trích yếu nội dung và đặt tên cho công văn, văn bản lưu. Sau đó chọn file và lưu file văn bản, công văn và cuối cùng bấm chọn lưu để hoàn thành.

Hình 3. Giao diện thêm văn bản.

– Trong giao diện sử dụng có những tính năng hỗ trợ người dùng như xóa, đổi tên công văn, văn bản, hiển thị kiểu file, tìm kiếm công văn, văn bản…. Giúp người dùng dễ dàng sử dụng.
* Lưu ý: Nếu xóa mục thì cần xóa những văn bản con trong mục đó.

Hình 4. Giao diện khi lưu, sắp xếp quản lí các file

5. Hướng dẫn cài đặt

Bước 1: Giải nén file CTQLCV.zip có trong ổ đĩa
Bước 2: Cài đặt SQLEXPR_x64_ENU hoặc SQLEXPR_86_ENU để sử dụng dữ liệu (Nếu đã cài đặt thì bỏ qua).
Bước 3: Mở QuanLyCongVan.exe.

PHẦN III. KẾT LUẬN

1. Kết quả và đánh giá chương trình
– Việc quản lý và lưu trữ công văn bằng chương trình tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức cho người làm công tác văn thư lưu trữ.
– Chương trình giúp lưu trữ công văn lâu dài, dễ dàng tìm kiếm thông tin, trích xuất công văn khi cần.
– Kết quả cho thấy chương trình hoạt động hiệu quả.
– Độ ổn định cao.
– Dễ dàng cài đặt và sử dụng với giao diện đơn giản và tiện ích hữu ích với cuộc sống hiện nay.

2. Ứng dụng vào thực tiễn
Chương trình quản lý công văn có thể sử dụng để lưu trữ, quản lý công văn, văn bản cho các trường học, doanh nghiệp,…

3. Lợi ích của chương trình mang lại
Thu nhận, quản lí, lưu trữ thông tin tài liệu .
Truy xuất, tìm kiếm dữ liệu, công văn nhanh, chính xác, với độ ổn định cao.
Có thể lưu trữ, quản lí số lượng lớn công văn, dữ liệu.
Rất thực tế và hữu dụng trong việc quản lý công văn, văn bản ở các cơ quan trường học, doanh nghiệp,…

4. Hướng phát triển của đề tài
– Hiện tại chương trình đã hoạt động rất tốt. Sắp tới em sẽ phát triển, thêm vào những tiện ích để quá trình sử dụng được thuận lợi hơn.
– Phát triển hệ thống người dùng để có thể chuyển đổi được các tài khoản lưu trữ, quản lý.
– Có thể phát triển mở rộng chương trình để quản lý các loại văn bản khác như: giáo án, bài tập, danh sách học sinh, hóa đơn bán hàng,….

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. NET toàn tập – Tập 1 – C# căn bản và Visual Studio .NET IDE và NET toàn tập – Tập 2 – C# và .NET framework – Dương Quang Thiện
2. Các giải pháp lập trình C# – Nguyễn Ngọc Bình Phương và Thái Thanh Phong